دليل مخطط قاعدة بيانات HRMS

الجدول الأساسي للموظفين

جدول employees هو الكيان المركزي. تتضمن الحقول employee_id (PK)، employee_code (معرف أبجدي رقمي فريد)، first_name، last_name، date_of_birth، gender، phone، personal_email، work_email، department_id (FK)، position_id (FK)، manager_id (FK مرجعي ذاتي للتسلسل الإداري)، employment_type (دوام كامل/دوام جزئي/عقد/متدرب)، date_of_joining، confirmation_date، exit_date، وemployment_status. يخزن جدول employee_documents مراجع لعروض العمل والعقود وبراءات الهوية، لكل منها حقل expiry_date لتنبيهات التجديد.

التسلسل الهرمي للأقسام والمناصب

ينظم جدول departments هيكل الشركة: department_id (PK)، department_name، department_code، head_of_department (FK إلى employee_id)، parent_department_id (FK مرجعي ذاتي)، وcost_center_code. يحدد جدول positions أدوار العمل: position_id (PK)، position_title، job_grade، minimum_salary، maximum_salary، وrequired_qualifications. يتتبع جدول employee_positions الوصل تاريخ المناصب: employee_id (FK)، position_id (FK)، effective_date، end_date، وis_current. هذا التصميم يدعم الموظفين الذين يغيرون أدوارهم مع مرور الوقت مع الحفاظ على تاريخ مهني كامل.

الحضور وتتبع الوقت

يسجل جدول attendance تسجيل الحضور/الانصراف اليومي: attendance_id (PK)، employee_id (FK)، date، check_in_time، check_out_time، total_hours_worked، overtime_hours، وstatus. يخزن جدول attendance_logs بيانات البصمة أو RFID الغير معالجة لأغراض التدقيق. للمؤسسات المعتمدة على المناوبات، يجمع جدول shifts (shift_id، shift_name، start_time، end_time، grace_period_minutes) مع جدول employee_shifts للتعيين. يتم حساب التأخر والانصراف المبكر بمقارنة أوقات تسجيل الحضور/الانصراف الفعلية مع نافذة المناوبة المعينة.

إدارة الإجازات

يسرد جدول leave_types فئات الإجازات المتاحة: leave_type_id (PK)، leave_name (سنوي/مرضية/أمومة/أبوية/رحمة/غير مدفوعة)، is_paid، وcarry_forward_allowed. يتتبع جدول employee_leave_balance الاستحقاقات: balance_id (PK)، employee_id (FK)، leave_type_id (FK)، fiscal_year، total_days_allocated، days_used، days_pending_approval، وdays_carried_forward. يتعامل جدول leave_applications مع الطلبات: leave_application_id (PK)، employee_id (FK)، leave_type_id (FK)، start_date، end_date، total_days، reason، status، وapproved_by.

مخطط الرواتب

مخطط الرواتب هو الجزء المالي الأكثر حساسية. يحدد جدول payroll_cycles الفترات: cycle_id (PK)، cycle_name، start_date، end_date، payment_date، وstatus. يحدد جدول salary_structures المكونات: structure_id (PK)، employee_id (FK)، effective_date، basic_pay، hra، conveyance_allowance، medical_allowance، special_allowance، pf_deduction، professional_tax، income_tax، وnet_salary. يخزن جدول payroll_runs إيصالات الرواتب المولدة: payroll_run_id (PK)، employee_id (FK)، cycle_id (FK)، gross_pay، total_deductions، net_pay، overtime_pay، reimbursement، leave_deductions، وpayment_status. يسجل جدول payroll_audit كل تغيير في هياكل الرواتب للامتثال.

إدارة الأداء

يسجل جدول performance_reviews التقييمات: review_id (PK)، employee_id (FK)، reviewer_id (FK)، review_period، review_date، overall_rating، وsummary. يتتبع جدول review_goals الأهداف: goal_id (PK)، review_id (FK)، goal_description، weight_percent، self_rating، manager_rating، وcomments. يقيّم جدول review_skills الكفاءات: skill_id (PK)، review_id (FK)، skill_name، skill_category، وrating. يمكن أن ت-feed درجات الأداء إلى حسابات المكافآت وتوصيات الترقية.

التوظيف والتأهيل

يسرد جدول job_openings المناصب: opening_id (PK)، department_id (FK)، position_title، required_skills، experience_required، openings_count، filled_count، status، وposted_date. يتتبع جدول candidates المتقدمين: candidate_id (PK)، first_name، last_name، email، phone، resume_url، source، current_company، current_ctc، expected_ctc، notice_period، وstatus. يجدول ويدرّج جدول interviews: interview_id (PK)، candidate_id (FK)، job_opening_id (FK)، interviewer_id (FK)، interview_date، interview_type، round_number، rating، وfeedback.

أفضل الممارسات لقاعدة بيانات HRMS

قم بتنفيذ الأمان على مستوى الصف لبيانات الرواتب والأداء — يجب على مديري الموارد البشرية رؤية سلسلة تقاريرهم فقط. استخدم الحذف الناعم على جميع الجداول المتعلقة بالموظفين للحفاظ على مسارات التدقيق. شفر الأعمدة الحساسة مثل الرواتب ورقم الحساب البنكي والعناوين الشخصية على مستوى قاعدة البيانات. فهرس employee_code وwork_email للبحث السريع. للمؤسسات التي لديها آلاف الموظفين، قسم attendance_logs حسب الشهر واحفظ السجلات الأكبر من سنتين. استخدم دائماً العبارات المُعدة لحسابات الرواتب. حافظ على جدول audit_trail منفصل يسجل من غيّر ما ومتى للامتثال للأنظمة العمالية.